Privacy

Op 25 mei 2018 is de nieuwe wet bescherming persoonsgegevens van kracht geworden.

Als vereniging hebben wij hier ook mee te maken, immers wij houden een ledenadministratie bij en we beschikken over de bankrekeningnummers van de leden, voor zover deze leden een machtiging hebben afgegeven voor automatische incasso van de contributie.

Dit is de plek om aan de leden duidelijk te maken over welke gegevens de vereniging precies beschikt en wat het doel is van het bewaren van deze gegevens en welk gebruik de vereniging van die gegevens maakt.

De ledenadministratie.

De penningmeester houdt een contributielijst bij.

Deze lijst bevat de naam, de voornaam, het adres, de postcode, de woonplaats en het telefoonnummer van het lid.

Voor statistische doeleinden noteert de penningmeester de geboortedatum. Het bestuur wil inzicht hebben in de leeftijdsopbouw van het ledenbestand.

Verder de datum van ingang en beƫindiging van het lidmaatschap, de aantekening of een lid beschikt over een e-mailadres en of het lid een machtiging heeft afgegeven voor incasso van de contributie. Tevens wordt bijgehouden op welke locatie het lid sport en uiteraard wordt de ontvangen contributie genoteerd.

Het e-mailprogramma.

Aan het e-mailprogramma is een lijst gekoppeld met daarin de namen en e-mailadressen van de leden.

Deze lijst is nodig om de leden op een snelle en efficiƫnte manier van informatie te voorzien. Om te voorkomen dat e-mailadressen ongewenst verspreid worden, maken we gebruik van BCC.

Afgegeven machtigingen.

Elke door een lid afgegeven machtiging voor incasso van de contributie wordt door de penningmeester gescand en digitaal opgeslagen. Onze bankinstelling kan inzage vragen om te controleren of wij op de juiste manier gebruik maken van de incassomogelijkheid.

De gehele administratie van de vereniging, behalve het e-mailprogramma, is elders opgeslagen in de cloud, maar wordt als vanzelf gesynchroniseerd met de thuis PC van de bestuursleden. Dus ook als internet wegvalt, beschikken we over de gegevens. Uitsluitend bestuursleden hebben toegang tot die administratie.

Alle gegevens worden uitsluitend gebruikt om het functioneren van de vereniging mogelijk te maken.

Leden kunnen onderling een telefoonboom en/of een appgroep opzetten. Het bestuur is hiervoor niet verantwoordelijk.

T.b.v. lief en leed is het bij wijze van uitzondering mogelijk, dat de penningmeester informatie verstrekt om het uitreiken van een attentie mogelijk te maken. Hij neemt hierbij de nodige zorgvuldigheid in acht.